¿Cómo optimizar el tiempo y ser más productivos?
Seguro que eres una de esas personas que al hablar de tu trabajo piensas “no tengo tiempo para hacer nada”, “tengo mucho que hacer y no me da tiempo” o “se me fue el día y no pude culminar todo lo que tenía planificado”. Eso es porque aún no has encontrado el método para optimizar el tiempo de manera correcta. Pero hoy, vamos a ponerle solución a este problema.
Porque sí, en aiFile también nos pasa y en ocasiones deseamos disponer de más horas al día para poder finalizar todas las tareas pendientes. No obstante, hemos encontrado una manera mucho más eficaz que sumar horas al día. ¿Lo mejor? ¡Tú también puedes ponerla en práctica!
Antes de comenzar, es esencial tener en cuenta que la gestión del tiempo es lo más importante en cuanto a las responsabilidades diarias que tenemos. No solo se basa en la organización, también hace referencia a la capacidad de manejar el tiempo de la forma más inteligente. De igual modo, hay que determinar qué responsabilidades podrás hacer hoy y cuáles mañana.
La gestión del tiempo hace referencia al proceso mediante el que organizas tus horas del día en función de las tareas pendientes, tanto laborales como personales.
Por este mismo motivo, llevamos tiempo planteándonos la siguiente pregunta: ¿debo trabajar más o debo trabajar mejor? Así, hemos llegado a una conclusión para alcanzar los objetivos diarios.
5 factores que debes tomar en cuenta para aumentar la productividad y optimizar el tiempo
Esta serie de inconvenientes a la hora de planificar el tiempo correctamente, nos ha llevado a plantearnos la siguiente pregunta: ¿debo trabajar más o debo trabajar mejor? Así, hemos llegado a una conclusión para alcanzar los objetivos diarios.
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Definir qué hacer al comenzar tu día
En primer lugar, debes saber que tener claros los objetivos del día, te permitirá definir las tareas según su importancia y urgencia.
- Las tareas importantes son las que puedes realizar a largo plazo pero que son importantes que se realicen.
- Las tareas urgentes son aquellas que requieren una acción inmediata pero que no siempre tienen mucha importancia.
- Las tareas urgentes e importantes debe ser la prioridad número 1. Este tipo de tareas son las que deben tomar acción rápidamente.
- Las tareas no urgentes e importantes son ese tipo de tareas que se nos olvidan, por lo que es importante apuntarlas y planificarlas para poder realizarlas una vez cumplido con lo más importante o urgente.
- Las tareas urgentes y no importantes deben delegarse porque son ese tipo de tareas que te quitan tiempo.
- Las tareas no urgentes y no importantes son importantes identificarlas porque son las tareas que te ayudan a procrastinar y será mejor no hacerlas.
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Aprender a decir “NO” para lograr optimizar el tiempo
Un estudio realizado recientemente afirma que “se ha demostrado que cada interrupción de 5 minutos en el trabajo cuesta 12 minutos, ya que tu cerebro necesita 7 minutos más para volver a concentrarse”. Por tanto, la conclusión es que es mejor decir que no.
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Limita tu tiempo en las Redes Sociales y en el Correo
¡Lo sabemos! Es importante tener tus redes sociales a punto, así como contestar a los correos pendientes. No obstante, lo mejor es que te marques un tiempo determinado cada día para hacerlo. De esta forma, no te distraerá a lo largo de todo el día.
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Hacer descansos es clave para optimizar el tiempo
Para ser realmente productivo y permitirte tus descansos sin remordimientos, te recomendamos que sigas el Método Pomodoro. Este te ayudará a sentir que el trabajo no es tan pesado.
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Utiliza herramientas para organizarte
En aiFile utilizamos la herramienta Kanban. Esta idea surgió porque al ser desarrolladores de aplicaciones a medida, no quisimos quedarnos atrás y creamos esta plataforma. Así, nos permite a los responsables de cada equipo visualizar nuestras tareas y que nos se nos olvide nada.
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