¿Qué es un ERP? Ejemplos y funcionalidades

Si tienes una empresa ( sea pequeña, mediana o una multinacional), seguro que has escuchado o leído que es aconsejable disponer de un ERP y quieres saber en qué te puede ayudar de manera exacta y real. Te adelantamos que el objetivo principal de este recurso es que mejores los procesos y los resultados de las diferentes actividades implicadas en el servicio que prestas en tu negocio. 

Es una herramienta que te ayuda a tener una gestión empresarial más eficaz y competitiva. Su base es que presenta la información unificada, por tanto, tienes mayor control con menos errores. Es decir, te posibilita optimizar los tiempos, los procedimientos y los flujos de trabajo, y todo ello repercute de forma directa en la mejora de la empresa. 

Hasta este punto te hablamos de resultados, pero ¿cómo puedes llegar a ellos? Lógicamente con el sustento de un sistema eficaz llamado ERP. Pero exactamente ¿qué es un ERP? ¿qué tipos hay y cómo puede ayudarte en tu negocio? Te aclaramos todo en este artículo. 

¿Qué es un ERP y para qué sirve? 

ERP viene de las siglas Enterprise Resource Planning, cuya traducción al español es Planificación de Recursos Empresariales. Por tanto, tal y como su propio nombre indica, este sistema informático permite organizar tu empresa en el sentido más amplio y ambicioso de la palabra. 

Para que entiendas bien qué es un ERP simplificamos la explicación de esta manera: 

 

“Se trata de un software integrado que te permite automatizar y centralizar los procesos operativos y/o productivos uniendo toda la información de las diferentes áreas que componen una empresa”.

 

Donde antes teníamos un programa específico para cada departamento (compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, atención al cliente, entre otros),  ahora hay un todo en uno y podemos asegurar la existencia de una única base de datos centralizada, donde se gestiona toda la información de la empresa en tiempo real y con eficiencia.

¿El programa ERP cómo funciona? 

Para explicar qué es un ERP y cómo funciona necesitamos indicarte primero que está organizado por módulos, los cuales suelen corresponder a los diferentes agentes y departamentos empresariales antes mencionados. 

La premisa básica y esencial de un ERP es que, como te hemos adelantado, funciona unificando los datos procedentes de las distintas áreas de tu empresa, evitando así su duplicidad y facilitando la fluidez de la información. Por esta razón, implementar un ERP en el sistema informático de tu negocio supone que todos los sectores de la compañía trabajen a la par y con los mismos datos. 

Teniendo en cuenta que vivimos en la era del big data y que medir para mejorar es la base del comercio y la gestión empresarial, entendemos que la necesidad de tener la información a mano y al alcance de todos los empleados que toman decisiones es fundamental en la actualidad. 

Esta idea nos lleva directamente a las ventajas del ERP. 

 Ventajas de ERP

Gracias a un ERP puedes seguir en tiempo real todos los cambios y los datos importantes dentro de la empresa. Esto tiene un efecto dominó y deriva en las principales ventajas del ERP que te detallamos a continuación. 

1. Integrar y automatizar la información de los departamentos

El ERP te permite compartir mucho mejor la información de tu negocio y que los diferentes profesionales se comuniquen mejor entre sí, al tener una única base de datos, independientemente de su ubicación departamental o geográfica. La buena comunicación es la base de toda empresa que quiera tener una gestión eficaz y sostenible. 

2. Mantener la seguridad y el control

Si los datos están registrados, ubicados y perfectamente controlados te aporta seguridad porque sabes que no puede haber errores. Este control te ayuda a tomar decisiones con precisión y menos margen de error porque analizas la información de los datos generales. La herramienta te da informes y analíticas de forma automática y global; ya no tienes que cruzar los números de forma manual.

3. Disminuir el coste general y aumentar la productividad

Esta tercera ventaja de un ERP implica que puedes gestionar las finanzas y controlar la facturación en todo momento porque mide los ingresos y los gastos de forma centralizada y automática. De esta forma puedes evaluar los tiempos, las ventas y la productividad para optimizar los resultados a tu favor. 

4. Gestionar el stock y a los clientes

Este software mide los productos disponibles y registra la distribución, de tal manera que te presenta el inventario desde la producción, pasando por el almacén y terminando en la venta. En este último punto vuelve a presentar un beneficio claro porque se integra con el CRM, de tal manera que la gestión y la relación con el cliente es transparente. Además puedes vincularlo a un ecommerce donde la transacción sea por PayPal o Stripe, entre otras. 

5. Vincular con Recursos Humanos

El ERP, además de ser una herramienta perfecta para gestionar todos los datos que tienen que ver con la actividad y las ventas de la empresa, lo es para manejar las acciones relativas a los profesionales de la entidad como por ejemplo: crear las nóminas y los contratos, validar las ausencias, registrar la información de empleados, etc.

Estas cinco ventajas del ERP unidas permiten disponer de un mayor control sobre toda la información de tu empresa de una forma instantánea, exacta y eficaz. La automatización de todos los procesos empresariales que tienen lugar cada día, te permite prevenir problemas y hasta implementar cambios con una base sólida. 

Si estás pensando en instalar esta herramienta, querrás saber los tipos de ERP que hay en el mercado para escoger el que mejor encaje en tu proyecto. Veamos su clasificación. 

Tipos de ERP 

Hay varios tipos de ERP los cuales están catalogados según tres factores principales:

• La ubicación del software
• La funcionalidad según sus módulos
• La dimensión y actividad de la empresa a la que presta sus funciones. 

Veamos cada uno por separado. 

Según su ubicación

Puede ir en la nube o integrado (local). Ya sabes que la gran diferencia entre ambas opciones es la siguiente: en el primer caso, puedes conectarte desde cualquier punto con conexión a internet, y, en el segundo caso, desde el propio equipo informático de la empresa. 

Según su funcionalidad

El ERP vertical es el especializado para funciones concretas y el ERP horizontal es el generalizado para las funciones de administración de cualquier empresa, tenga la dimensión que tenga. 

En cualquier caso está organizado de forma modular para que se trabaje con datos cruzados de diversas fuentes. 

Según su cobertura

La clasificación de los tipos de ERP según el tamaño y la actividad de la empresa nos deja a su vez cuatro grupos:

 

Grupo 1: empresas multinacionales con datos globales y gran alcance

Grupo 2: grandes empresas que están en diferentes países pero no tienen un alcance de nivel 1

Grupo 3: empresas de tamaño medio

Grupo 4: pymes

 

Ejemplos de ERP 

Los ejemplos de ERP son muchos y variados, aunque seguro que te suenan algunos comunes como SAP, Oracle o Microsoft Dinamics porque son los ERP más usados. Pero aquí hacemos una matización: son los más conocidos por las grandes corporaciones. Cuando se trata de entidades menores o muy específicas, la situación cambia. 

Las aplicaciones informáticas deben acoplarse a la particularidad de cada negocio y su necesidad real, por ello elegir un ERP u otro dependerá de tu finalidad y de la magnitud de los datos que maneja tu empresa, no de su popularidad. Por ello, es posible que un SAP no te convenga, por ejemplo. 

Lo ideal es fijarse en los ejemplos de ERP que hay para saber qué necesitas exactamente en tu empresa y qué inversión puedes hacer y crearlo a tu medida. Es imposible que un programa prediseñado se adapte a todas tus necesidades, por este motivo lo ideal es personalizar tu ERP. Esto es precisamente lo que hacemos en AiFile, porque integramos el programa que le queda como un guante a tu negocio con las funcionalidades necesarias, ni más ni menos. 

Conclusión 

Si has llegado hasta aquí ya sabes qué es un ERP, para qué sirve, qué tipos y ejemplos hay y cómo los puedes acoplar a tu negocio particular.  

No obstante para finalizar, te recordamos que al ser un software integrado en el sistema de tu empresa, funciona con una sola base de datos para que los distintos departamentos tengan toda la información a mano y el máximo control en todo momento. A modo de resumen resaltamos que tiene tres ventajas principales: mejorar tus procesos empresariales, optimizar los costes y aumentar la productividad. 

Vivimos en una era en la que los plazos y la atención al cliente son el valor diferencial de las marcas porque nos movemos en un mercado lleno de competencia, donde quien apuesta por mejorar los tiempos y la automatización lleva ventaja. ¿Tú ya has apostado por alguna herramienta que te garantice la optimización de los procesos de tu empresa? ¿En qué has notado el cambio? Si quieres, déjanos tu comentario aquí debajo.